يك جلسه سنگين با مشتري‌هاي ناراضي، يك نشست دوستانه با همكاراني كه همه مشتاق كار بيشتر و بهتر‌ند. يك جشن دوستانه كه براي تولد يكي از همكاران برگزار مي‌شود. اين نشست‌ها همه پشت يك ميز كنفرانس صورت مي‌گيرد. تا به حال به اين موضوع فكر كرده‌ايد كه يك ميز كنفرانس خوب در موفقيت‌هاي يك جلسه چقدر مي‌تواند مؤثر باشد. اين موضوعي است كه در اين مقاله به آن مي پردازيم.
ميز كنفرانس خوب را بهتر بشناسيم
ميز كنفرانسي كه شما انتخاب مي‌كنيد دو ويژگي مهم دارد 1? مناسب فضاي شما ست 2? مناسب كار شما ست.
به دفتري اداري، فكر كنيد كه حدود 50 الي 60 متر است و يك ميز اداري 12 نفره را براي خود سفارش مي‌دهد. اين اداره به دنبال اين است كه همه كارهاي كارمندانش پشت اين ميز انجام شود. ميز كنفرانس اين شركت، محلي براي كارهاي روزمره؛ جايي براي صرف غذا و همين طور جايي است كه جلسات درون سازماني و حتي برون سازماني پشت آن برگزار مي‌شود. اين يك اشتباه بزرگ است. ميز كنفرانس فقط براي جلساتي است كه يك سازمان ميان كارمندان خود و ارباب رجوعش برگزار مي‌كند. اگر شما يك شركت كوچك هستيد يك ميز كنفرانس 4 يا 6 نفره با يك پارتيشن اداري خوب مي‌تواند تمام نياز شما را برطرف كند براي ديگر كارها ميزهاي مناسب ديگري نيز وجود دارد. در فضاهاي كوچك براي ميز كنفرانس خود صندلي‌هاي كوچكي خريداري كنيد تا بتواند تا حد امكان از فضاي خود بهينه استفاده كنيد. اين واقعيتي است از صندلي مدير عامل تا صندلي هاي پذيرايي و كارشناسي، بايد در يك دفتر كوچك، جمع جور كوچك انتخاب شود.
2? جلسات شما چگونه برگزار مي‌شود آيا پذيرايي شما مفصل و كامل است يا پذيرايي كه از حاضرين جلسه انجام مي‌دهيد مختصر است. در جلسات شما بيشتر چه مباحثي مطرح مي شود. به چه امكاناتي در جلسات خود نياز داريد. اگر شركت شما به كارهاي حسابداري و مالي مي‌پردازد و جلسات شما با اسناد مختلف حقوقي و مالي سرو كار دارد بهتر است در ميز كنفرانس خود جايي را براي يك پرينتر در نظر بگيريد. اگر جلسات شما با ارائه مطالب گوناگون همراه است نيز حتما جايي را براي پروژكتور يا ال سي دي بزرگ داشته باشيد. همين طور كابل هاي شبكه و برق هم بايد در ميز شما تعبيه شود تا به راحتي همه نياز‌هايتان به اطلاعات در هنگام جلسه برطرف شود. همه اين مسائل، نيازهاي پيراموني يك ميز خوب است كه در هنگام خريد ميز كنفرانس و ديزاين آن بايد مورد توجه قرار بگيرد.
ميز كنفرانس و چينش صندلي ها
در بسياري از جلسات ديده شده كه برخي از اعضاي جلسه مشكلي در ديدن ال سي دي يا تصاوير پروژكتور دارند. براي ديدن سخنران جلسه مجبورند خود را به جلو يا عقب متمايل كنند اتاقي كه در آن براي جلسه به سر مي‌برند هواي مناسب ندارد. همه اين مسائل از انتخاب بد ميز كنفرانس سرچشمه مي‌گيرد. مدل هاي مستطيلي ميز كنفرانس يك مشكل بزرگ دارد در ابعاد بزرگ به واسطه آن كه حاضرين در جلسه در كنار هم و در يك خط قرار دارند افراد هم رديف نمي‌توانند يك ديگر را به درستي ببينند. همين طور مدير جلسه هم ديد خوبي بر جلسه ندارد.
براي اين گونه ميزهاي كنفرانس كه تعداد افراد حاضر پشت آن بيش از سه نفر در هر رديف است ما مدل‌هايي را پيشنهاد مي كنيم كه قوسي در بدنه خود دارند و عملا از شكل بيضي و يا شبيه آن سود مي‌برند. اين گونه مي‌توان تا حد امكان مشكل ديدن افراد در جلسه را برطرف كرد.
مشاهده تصاوير ال سي دي يا پروژكتور از هر جاي ميز كنفرانس بسيار واجب است. بهتر است مانيتور در قسمت انتهايي ميز باشد تا براي همه قابل روئيت شود و حداكثر يك نفر از ديدن آن محروم شود.
پس:
1? ميز كنفرانس خود را مناسب فضايتان انتخاب كنيد
2? ميز كنفرانس شما بايد امكانات خاصي براي جلسات معمولتان داشته باشد
3? ديد افراد را در ميز كنفرانس حتما در نظر بگيريد
ما در مطلب ديگر به رنگ و فضاي ميز كنفرانس در اتاق جلسات مي‌پردازيم . تا آن زمان با وبلاگ سامانه ساز همراه باشيد.
- ۴ بازديد
- ۰ نظر